Le propriétaire ou son mandataire doit présenter une demande au secrétaire-trésorier et y joindre des croquis ou des plans, en indiquant les motifs de la demande. Un avis de demande est ensuite envoyé à tous les propriétaires de biens immobiliers existants dans un rayon de 60 mètres (200 pieds) et une affiche est posée sur la propriété jusqu'au moment de l'audition. Des avis concernant chaque demande sont également envoyés aux différents services municipaux et, le cas échéant, aux organismes ou ministères qui pourraient être concernés par la demande. Le Comité reçoit ensuite les recommandations du personnel municipal.
À la séance publique, le Comité entendra tout renseignement supplémentaire proposé par le demandeur ainsi que les recommandations du personnel municipal et permettra aux parties intéressées de s'exprimer sur la proposition. Habituellement, une décision est prise le jour même ou lors d'une prochaine réunion si d'autres renseignements sont nécessaires. Chaque demande est évaluée selon ses propres mérites, et ne constitue pas un précédent. En d'autres termes, une décision prise pour une propriété ne signifie pas nécessairement que la même décision sera prise pour une autre. Dans les 10 jours (dérogations mineures) ou les 15 jours (disjonctions) qui suivent, le Comité doit aviser par écrit le demandeur ou le titulaire, et toute autre personne qui a demandé à être informée de la décision.
Le demandeur, ou toute personne qui a demandé un avis de la décision, peut interjeter appel d'une décision, ou de ses conditions, dans les 20 jours suivant la date de la décision (dérogations mineures) ou la date de l'envoi de l'avis (disjonctions/consentement). Les appels sont envoyés au secrétaire-trésorier du Comité, qui transmet ensuite le dossier au Tribunal ontarien de l’aménagement du territoire.