Comprendre vos besoins
Afin de bien préparer votre événement, nous devons comprendre vos besoins.

Soyez prêt à fournir le plus de précisions possibles sur l’événement, notamment :

• s'agit-il d'un événement privé ou public?
• combien de personnes devraient y assister?
• de quel type de configuration avez-vous besoin?
• aurez-vous besoin de services de rafraîchissement ou de nourriture?
• aurez-vous besoin d'accéder à l'installation pour faire les préparatifs?
• aurez-vous besoin de services ou d’employés supplémentaires?

Planifier l'accès à l'installation
Nous devrons savoir à l'avance si vous avez besoin d'un accès spécial au Complexe avant et après votre événement (peut-être pour décorer ou ajouter de l'équipement).

Généralement, pour les événements importants qui nécessitent beaucoup de préparatifs, des dispositifs additionnels doivent être pris afin d'assurer qu'il y ait suffisamment de temps avant et après les réservations des autres clients.

Faire une demande de services ou d’employés supplémentaires
Des employés supplémentaires et divers autres services peuvent être requis pour votre événement; dans certains cas, nos règles et règlements l’exigent. Ces services additionnels peuvent inclure :

• services d'alimentation
• personnel de sécurité
• personnel d'entretien
• soutien à la billetterie
• soutien électrique ou mécanique spécialisé.

 Le Complexe civique de Cornwall se compose de deux sections bien distinctes: 

• Aréna Ed Lumley de 27 000 pieds carrés et de 4 800 places
• Centre de conventions de 20 000 pieds carrés

L’aréna est un lieu idéal pour les salons professionnels, les événements sportifs et les concerts. Le Centre de conventions offre la plus importante salle de banquet de Cornwall et plusieurs salles de réunion avec une vue fantastique sur le secteur riverain. En visitant l’installation, n’oubliez pas que la souplesse est la force qui nous caractérise. Faites-nous simplement part de vos besoins et rappelez-vous que du personnel professionnel est à votre service.

Cliquez sur les liens ci-dessous pour faire une visite des lieux suivants :

• Aréna Ed Lumley
• Salles de réunion de niveau inférieur
• Salles de réunion de niveau supérieur

Si vous avez l'intention de décorer, assurez-vous que vos décorateurs ou les membres de votre comité organisateur sont au courant de cet avis avant de commencer à décorer.

Le Complexe civique et le Centre de conventions de Cornwall donneront l'accès à la salle de réception le matin de l'événement pour que vous puissiez commencer à décorer. Si vous devez accéder à l'installation avant, veuillez téléphoner la coordonnatrice de la location des installations, au 613-930-2787, poste 2543, afin de discuter des possibilités. Veuillez informée la coordonnatrice de la location de vos plans de décoration/préparatifs pour l'événement afin d'éviter les surprises de dernière minute.

L'utilisation des objets suivants est INTERDITE :

• des clous, des vis, des crochets sur les murs, les plafonds ou les tables. 
• des goupilles-poussoirs, des punaises, des agrafes sur les murs, les plafonds ou les tables.
• du ruban adhésif ou des autocollants sur le papier peint.
• des confettis, du riz, du papier, du maïs à éclater.
• des décorations comme des pailles, du foin, des branches de pin, des feuilles, des branches d'arbre.
• du ruban de tout genre.

Bouteilles d'hélium et ballons

• Toute bouteille d'hélium apportée dans l'édifice doit être fixée de façon sécuritaire debout sur un chariot. Les bouteilles qui ne seront pas sécurisées sur un chariot ne seront pas permises dans l'édifice.
• Aucun ballon accroché à une ficelle ne pourra être distribué au Complexe civique ou à l'Aréna Ed Lumley de Cornwall.

Veuillez apporter votre propre équipement comme les ficelles, les rubans, les ciseaux, etc.

Si vous apportez vos propres chandelles, prévoir de mettre quelque chose en dessous pour recueillir la cire. Toutes les chandelles DOIVENT être entourées de lampes-tempête. Aux termes du règlement relatif aux incendies, aucune chandelle à flamme nue n'est permise.

Toutes les décorations et tous les articles loués doivent être enlevés immédiatement après l'événement. Le Complexe civique et le Centre de conventions de Cornwall ne peuvent être tenus responsables des décorations ou des articles perdus, volés ou endommagés. Toutes les décorations doivent être retirées étant donné qu’il y a quotidiennement des changements de salles.

Si le(s) décorateur(s) ne respecte(nt) pas cette politique, des frais additionnels seront facturés aux clients sans préavis.

Organisation de l’événement
Veuillez informer la coordonnatrice de la location à l'avance de vos plans d'installation (peu importe l'événement), particulièrement si vous avez l'intention de prévoir des installations personnalisées ou si vous planifiez un salon professionnel. Plusieurs règlements régissant le Code de prévention des incendies sont en vigueur et nous vous conseillons donc de communiquer vos plans à l'avance pour éviter les déceptions. De plus, aucun exposant ni présentoir ne peut bloquer les postes d’alarme incendie ni les robinets d'incendie armés dans le Centre de conventions ou les corridors. Les entrées de porte et les sorties ne doivent être bloquées d’aucune manière. Les corridors ne doivent pas être bloqués par des installations ou des tables et un passage de huit pieds doit être gardé libre d’accès. Ce fera un plaisir de préparer avec vous un plan d'étage personnalisé pour votre événement.

Équipement du Complexe civique
Le Complexe civique possède une quantité limitée d'équipement sur place comme des tables, des chaises, des écrans, des transparents, des rallonges électriques, entre autres. Veuillez faire part de vos besoins assez longtemps à l'avance afin de vous assurer que l'équipement est disponible pour votre événement. Veuillez prendre note que le Complexe civique n'est pas équipé d'un projecteur ACL. Le client peut donc louer cet équipement à ses frais.

Le Complexe civique ne peut pas garantir qu’il est en mesure de fournir un nombre identique de tables pour les événements d'une année à l'autre étant donné que plusieurs d’entre elles sont endommagées, perdues, etc. 

Traiteur
Pour obtenir une liste des traiteurs enregistrés, communiquez avec la coordonnatrice de la location au 613-930-2787, poste 2543.

Tissu de lin
Le Complexe civique a des quantités très limitées de tissu de lin/jupons sur place. Veuillez noter que notre fournisseur de tissu de lin n'est pas de la région et que nous avons par conséquent besoin d'un préavis d’au moins une semaine pour répondre à vos demandes.

Indemnisation
Le demandeur ou le décorateur sera responsable des dommages ou des blessures causés par la décoration. Tout dégât causé pendant la décoration doit être nettoyé par le demandeur ou le décorateur avant le début de l'événement.

Par la présente, le demandeur accepte d'indemniser et de tenir franc de tout préjudice la Ville de Cornwall, ses administrateurs, ses employés, ses entrepreneurs, ses agents et ses bénévoles contre les réclamations, actions, dommages, dettes, demandes, poursuites, coûts, et dépenses, y compris les honoraires d'avocat relatifs à la perte de vie, la lésion corporelle, ou les pertes ou les dommages causés à l'installation (propriété de la Ville), au demandeur ou aux autres personnes inhérentes ou liées à toute incidence inhérente à la négligence ou à la faute unique du demandeur, de ses employés, agents, entrepreneurs, administrateurs ou ceux qui sont légalement responsables de l'installation en ce qui a trait à son occupation ou son utilisation par le demandeur ou occasionnée en totalité ou en partie par un acte ou une omission du demandeur, de ses employés, agents, entrepreneurs, administrateurs, artistes ou ceux qui sont légalement responsables de l'installation en ce qui a trait à son occupation ou son utilisation par le demandeur, ses administrateurs, employés, agents, les artistes ou d'autres demandeurs, ou bien toute autre personne embauchée par le demandeur qui sont présents à l'événement ou y travaillent.

Le demandeur accepte de respecter les règles et les règlements énumérés ci-dessous. Les contrats de location des salles sont assujettis aux conditions suivantes :

1. Tous les paiements en vertu des présents règlements doivent être faits à l'ordre du « Complexe civique de Cornwall », 100, rue Water Est, Cornwall (Ontario) K6H 6G4.
2. Un préavis par écrit de trois jours ouvrables est requis advenant l'annulation ou la révision du calendrier de locations de salles.
3. Aucun client n'est autorisé à clouer, accrocher, fixer à l'aide de punaises, visser, agrafer ou coller des articles sur des parties de l'édifice, des accessoires fixes et de l'équipement qui se trouve à l'intérieur, notamment les murs, les briques, le verre, le plancher, le plafond, les tables et le plancher isolé dans l'aréna. L'utilisateur sera tenu responsable de la réparation des dommages ou du remplacement des matériaux endommagés. 
4. Le demandeur ou son agent ne doit pas engager la responsabilité de la Ville de Cornwall et doit se prémunir contre toutes les demandes de dommages contre les personnes ou les biens qui peuvent se présenter pendant ou par suite de ce contrat ou de l'occupation se présentant en vertu des présents règlements.
5. Le demandeur est tenu responsable de la conduite et de la supervision de toutes les personnes qui utilisent l'installation lorsqu'elle est occupée par le demandeur.
6. Le demandeur doit se conformer et assurer la conformité à ces règlements de toutes les personnes qui utilisent l'installation pendant qu'elle est occupée par le demandeur. 
7. Le demandeur doit, s'il désire avoir des boissons alcoolisées ou de la bière dans l'installation, prendre les dispositions nécessaires avec l'organisme provincial responsable, et donc obtenir le permis requis avant l'occupation de l’installation.
8. Tous les articles apportés dans l'installation pour être utilisés par le demandeur ou les personnes qui utilisent l'installation quand elle est occupée par le demandeur doivent être retirés immédiatement à la fin de l'occupation des lieux par le demandeur.
9. Toutes les sorties et tous les extincteurs d'incendie et avertisseurs d'incendie doivent rester dégagés et accessibles en tout temps pendant l'occupation de l'installation par le demandeur.
10. Tout règlement affiché dans une installation s’ajoute aux conditions établies dans les présents règlements et doit être respecté de la même façon et dans la même mesure que s'il en était expressément question dans la condition (6) des présents règlements.
11. Dans certains cas, une installation comprend du personnel qui est de service dans cette installation et, dans ce cas, le demandeur doit suivre les directives de ce personnel et s'y conformer.
12. Sauf autorisation prévue au recto de ce permis, aucun prix d'entrée, collecte ou vente de rafraîchissements ne doit avoir lieu.
13. Dans le cas d'un événement spécial, des frais supplémentaires peuvent être facturés lorsqu’il existe des droits de représentation; le demandeur doit payer le montant correspondant dès que celui-ci est déterminé.
14. Tous les frais doivent être payés à l'avance, à l’exception des droits de représentation, étant donné que le service doit estimer le montant de ceux-ci; le demandeur doit ensuite payer le montant de l'estimation avant l'émission de ce permis.
15. Le directeur du Complexe ci-après désigné « Directeur » peut à sa discrétion exclusive annuler ce permis dans les cas suivants :

• l'installation est requise pour les besoins du service
• le permis a été obtenu à la suite d’une fausse déclaration
• ce permis a été transféré sans l'approbation du service.
• l’installation n'est pas utilisée pour les besoins énoncés dans la demande.
• il y a eu une infraction aux règlements affichés dans l'installation ou énoncés dans les présents règlements.
• l’installation nécessite des réparations techniques ou urgentes qui ne peuvent être faites à aucun autre moment.

16.  Dans le cas où le directeur utilise le pouvoir d'annulation énoncée dans la condition précédente, il doit donner un
       préavis au demandeur dès que possible, en utilisant les moyens mis à sa disposition.

17.  Dans le cas d'un trop-perçu par un demandeur des frais de la ville facturés pour l'utilisation d'une installation, le
       directeur doit prendre les mesures qui s’imposent pour obtenir un remboursement.

18.  Si l’installation a subi des dommages, le directeur doit tout d'abord informer le demandeur des dommages causés et
       lui demander de faire les réparations requises ou de remédier aux dommages sans délai et à ses frais.

19.  Si le demandeur ne répond pas favorablement à une telle demande ou tarde à prendre des mesures, le directeur doit
       obtenir (2) estimations du coût des réparations, en informer le demandeur et lui demander de payer à l'avance le coût
       de l'estimation acceptable.

20.  Dans le cas où le paiement n'est pas fait conformément à la clause précédente, le directeur peut, à sa discrétion
       exclusive, faire réparer les dommages à sa satisfaction et en recouvrer le coût correspondant conformément à la loi.

21.  Après avoir lu en entier les conditions énoncées dans les clauses 1 à 21 ci-contre, je soussigné(e) les accepte et je
       m'engage à les respecter.

Pour vous aider à planifier votre événement à l'Aréna Ed Lumley, voici un résumé des caractéristiques, services et spécifications qui sont offerts.

Accessibilité : L'aréna possède deux entrées principales et quatre autres sorties de secours. Le plancher de l'aréna est accessible par une porte de chargement de 12 pi sur 14 pi.

Billetterie : La billetterie se situe dans le hall principal et la distribution de billets peut être organisée en fonction de vos besoins.

Climatisation : Toute l'installation est climatisée.

Accès pour les personnes handicapées : Le bâtiment est accessible aux personnes en fauteuil roulant.

Électricité : Lieu principal (niveau de la glace, côté est). Vrai circuit équilibré triphasé à 5 fils de 208 V et 800 A.

Lieu secondaire : (secteur toiture du centre). Circuit triphasé à 5 fils de 208 V et 400 A. Des alimentations électriques monophasées et triphasées de 110-120 V, 208-240V et 347-6V sont à votre disposition un peu partout dans le bâtiment. Le complexe contient plus de 21 km (13 milles) de fils électriques.

Ascenseurs : Des ascenseurs sont situés aux extrémités nord et sud du complexe et ont tous deux des capacités nominales de service.

Charge au plancher : 200 livres par pi² (91 kg par m²)

Services généraux : Il y a six concessions commerciales, des téléphones publics, des toilettes à tous les étages et des postes de premiers soins complets tenus par Ambulance Saint-Jean.

Éclairage : L'aréna est équipée de lampes aux halogénures (nombre total de pieds-bougies au sol - 175 pi). Il y a aussi un dispositif d'atténuation de l'éclairage de 175 pi.

Stationnement : Il y a une aire gratuite de stationnement pour 600 véhicules sur place et d'autres aires de stationnement à proximité.

Tribunes de journalistes : Il y a deux tribunes de journalistes avec quatre plateformes de caméra et des places pour 36 radiodiffuseurs. Une passerelle complète est à 43 pi au-dessus du niveau de l'aréna.

Salles : L'aréna possède en appoint les zones annexes suivantes. Toutes les salles sont équipées d'une surface protectrice antidérapante de tapis en caoutchouc. Il y a sept salles de vestiaires complètes, une salle de vestiaires de luxe, une salle de poids et haltères, un bureau d'entraîneur et deux autres bureaux.

Tableau de pointage : Un tableau de pointage numérique à quatre côtés avec vidéo (OES)

Capacité en sièges : 4 788 sièges permanents et 928 sièges portables supplémentaires, pour un total de 5 876 sièges.