Les représentants des médias et du grand public qui désirent assister aux réunions du conseil ou des comités de la ville sont invités à consulter les lignes de conduite suivantes.

Accès aux réunions 
Les représentants des médias et le grand public sont les bienvenus et peuvent assister aux réunions publiques du conseil et de ses comités, aux équipes de travail spéciales et aux groupes de travail. La ville mettra tout en œuvre pour fournir aux médias et au public des places dans la salle du conseil et dans les autres salles de réunions publiques; le nombre de places disponibles pourrait varier en raison du nombre de délégations en provenance de l’extérieur et du personnel qui assiste à une réunion.

Places réservées aux médias – Salle du conseil 
La salle du conseil contient des places désignées à la gauche de la tribune réservée au public – quatre places sont disponibles et les premiers arrivés sont les premiers à avoir accès aux places.

Protocole en vigueur dans la salle du conseil
Pendant la réunion du conseil :

• Il est interdit d’utiliser un téléphone cellulaire.
• Il est interdit de tenir une conversation avec  les conseillers et le personnel assis aux tables.
• Les discussions entre les représentants des médias ou les autres personnes de la tribune publique doivent être tenues très discrètement pour ne pas interrompre ou perturber la réunion du conseil.
• La tenue vestimentaire doit être composée de vêtements appropriés et respectueux.
• Les boissons comme l’eau et le café sont permises. Il ne faut pas apporter de nourriture dans la salle du conseil.
• Les ordinateurs et les appareils portatifs, comme les téléphones intelligents, sont permis dans la salle à condition que l’équipement soit totalement muet et qu’il n’occupe pas l’espace d’un participant à la réunion ou d’un membre de l’auditoire.

Photographie/Vidéographie 
Les enregistrements audio et sur bande vidéo des réunions publiques sont permis à condition de respecter les lignes de conduite ci-dessous :

• Il est interdit d’envahir le plancher de la salle du conseil pour prendre des photos, de préparer des vidéo, etc. (Pour plus de précision, le plancher de la salle de conseil est le secteur situé autour de l’endroit où se trouvent les membres du conseil et le personnel). Les caméras et les vidéo-caméras peuvent être utilisées près des entrées menant à la salle du conseil. 
• Tout l’équipement d’enregistrement doit être totalement muet et utilisé d’une manière qui n’entrave pas la capacité de l’auditoire ou des participants d’entendre ou de voir les débats. 
• L’équipement d’enregistrement ne doit pas nuire aux ordinateurs de la ville ou à ses systèmes AV. 
• L’enregistrement ne doit pas compromettre de matériel ou des discussions confidentiels.

Entrevue des conseillers, des délégations, etc. 
Il est interdit aux médias de tenir des entrevues dans les salles de réunion pendant que les réunions sont en cours ou dans les secteurs qui se trouvent immédiatement à l’extérieur des salles de réunion où des réunions sont en cours pour éviter les perturbations du déroulement des réunions.

Sessions à huis clos
Le public, y compris les médias, ne peuvent pas assister aux sessions du conseil municipal ou de ses comités tenues à huis clos en raison de la nature confidentielle des sujets discutés lors de ces sessions. Les médias doivent quitter les lieux avec tout leur équipement et leurs effets personnels de la salle des réunions, à temps, lorsque la réunion passe à une session à huis clos. Pour avoir de plus amples informations sur les sessions à huis clos, cliquez ici.

Accès au personnel de la ville, à ses installations et aux lieux de travail par les médias 
On s’attend à ce que les médias observent les lignes de conduite ci-dessous lors des visites aux installations et aux lieux de travail de la ville de Cornwall :
• Aucun média ne peut entrer dans les installations ou les lieux de travail de la ville, endroits qui ne sont pas normalement accessibles au grand public, sans fournir une identification suffisante et une autorisation émanant du directeur approprié de la ville de Cornwall.
• Les séances de photo, de film ou d’entrevues tenues dans les installations ou les lieux de travail de la ville doivent être organisées d’avance en s’adressant au directeur approprié de la ville.
• Aucun média ne peut photographier ou filmer un employé dans un endroit non public de l’hôtel de ville ou de ses installations si, pour des motifs personnels ou autres, la personne ne désire pas faire l’objet d’une photo, vidéo ou d’un film. Cela s’applique également aux autres personnes qui peuvent être là, comme un client ou un fournisseur.
• Aucun média ne peut créer des perturbations ou autrement présenter un danger pour la sécurité aux installations ou aux emplacements de travail de la ville. 

Le Conseil municipal de Cornwall doit parfois traiter des questions de nature confidentielle et tient, à cette fin, une réunion privée (ou à huis clos). En vertu de la Loi sur les municipalités, un conseil municipal, un conseil local ou un comité peut tenir une réunion ou une partie de réunion à huis clos afin de discuter des questions suivantes :

1. la sécurité des biens de la municipalité ou du conseil local;
2. des renseignements privés concernant une personne qui peut être identifiée, y compris des employés de la municipalité ou du conseil local;
3. l'acquisition ou la disposition projetée ou en cours d'un bien-fonds par la municipalité ou le conseil local; 
4. les relations de travail ou les négociations avec les employés;
5. les litiges actuels ou éventuels, y compris les questions dont les tribunaux administratifs sont saisis, ayant une incidence sur la municipalité ou le conseil local;
6. les conseils qui sont protégés par le secret professionnel de l'avocat, y compris les communications nécessaires à cette fin;
7. une question à l'égard de laquelle un conseil municipal, un conseil, un comité ou une autre entité peut tenir une réunion à huis clos en vertu d'une autre loi.

De plus, les réunions d'un conseil municipal, d'un conseil local ou d'un comité peuvent être fermées au public si : 

1. la réunion a pour but l'éducation ou la formation des membres;
2. lors de la réunion, aucun membre ne discute ou ne traite autrement d'une question d'une manière qui fait avancer de façon importante les travaux ou la prise de décision du conseil, du conseil local ou du comité;
3. la question se rapporte à l'étude d'une demande présentée en vertu de la Loi sur l'accès à l'information municipale et la protection de la vie privée, dans le cas où le conseil municipal, le conseil, la commission ou l'autre entité est la personne responsable de l'application de cette loi. 

Pour fermer une réunion au public, le conseil doit adopter une résolution décrétant que la réunion se tiendra à huis clos, et indiquer la nature générale de la question qui sera étudiée à huis clos. La Loi sur les municipalités exige également qu'aucun vote ne soit tenu sans public, à moins que le vote porte sur une question de procédure ou vise à donner des directives ou des instructions aux fonctionnaires municipaux.  

Il incombe au greffier de la ville d'enregistrer, sans note ni commentaires, toutes les résolutions, décisions et autres procédures du conseil.

L'enquêteur pour les réunions municipales de la ville de Cornwall tenues à huis clos a pris sa retraite en décembre 2014.  L'enquêteur par défaut pour la ville de Cornwall est donc l'Ombudsman de l'Ontario.

L'article 239 de la Loi sur les municipalités autorise une enquête afin de déterminer si la municipalité s'est conformée aux exigences liées à la tenue de ces réunions.

La ville de Cornwall met tout en oeuvre pour s'assurer que les enquêtes sur les réunions à huis clos sont traitées de manière équitable, transparente et dans les meilleurs délais. 

La législation sur les enquêtes s'applique à tous les conseils et comités de la municipalité, à l'exception de la Commission des services policiers et du conseil de la bibliothèque publique.

Toute personne souhaitant porter plainte la tenue d'une réunion tenue à huis clos doit remplir le formulaire prévu à cet effet (voir le lien ci-dessous) ou l'envoyer au bureau de l'Ombudsman, à l'adresse suivante:

Ombudsman Ontario
Bell Trinity Square
483, rue Bay
10e étage, Tour Sud
Toronto, ON  
M5G 2C9 

Cliquez sur les liens suivants pour obtenir de plus amples renseignements :

• Omdudsman Ontario
• Formulaire de plainte sur les réunions à huis clos