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Lignes de conduite s’appliquant aux réunions du conseil et des comités

Les représentants des médias et du grand public qui désirent assister aux réunions du conseil ou des comités de la ville sont invités à consulter les lignes de conduite suivantes.

Accès aux réunions
Les représentants des médias et le grand public sont les bienvenus et peuvent assister aux réunions publiques du conseil et de ses comités, aux équipes de travail spéciales et aux groupes de travail. La ville mettra tout en œuvre pour fournir aux médias et au public des places dans la salle du conseil et dans les autres salles de réunions publiques; le nombre de places disponibles pourrait varier en raison du nombre de délégations en provenance de l’extérieur et du personnel qui assiste à une réunion.

Places réservées aux médias – Salle du conseil
La salle du conseil contient des places désignées à la gauche de la tribune réservée au public – quatre places sont disponibles et les premiers arrivés sont les premiers à avoir accès aux places.

Protocole en vigueur dans la salle du conseil

Pendant la réunion du conseil :
• Il est interdit d’utiliser un téléphone cellulaire.
• Il est interdit de tenir une conversation avec  les conseillers et le personnel assis aux tables.
• Les discussions entre les représentants des médias ou les autres personnes de la tribune publique doivent être tenues très discrètement pour ne pas interrompre ou perturber la réunion du conseil.
• La tenue vestimentaire doit être composée de vêtements appropriés et respectueux.
• Les boissons comme l’eau et le café sont permises. Il ne faut pas apporter de nourriture dans la salle du conseil.
• Les ordinateurs et les appareils portatifs, comme les téléphones intelligents, sont permis dans la salle à condition que l’équipement soit totalement muet et qu’il n’occupe pas l’espace d’un participant à la réunion ou d’un membre de l’auditoire.

Photographie/Vidéographie
Les enregistrements audio et sur bande vidéo des réunions publiques sont permis à condition de respecter les lignes de conduite ci-dessous :
• Il est interdit d’envahir le plancher de la salle du conseil pour prendre des photos, de préparer des vidéo, etc. (Pour plus de précision, le plancher de la salle de conseil est le secteur situé autour de l’endroit où se trouvent les membres du conseil et le personnel). Les caméras et les vidéo-caméras peuvent être utilisées près des entrées menant à la salle du conseil.
• Tout l’équipement d’enregistrement doit être totalement muet et utilisé d’une manière qui n’entrave pas la capacité de l’auditoire ou des participants d’entendre ou de voir les débats.
• L’équipement d’enregistrement ne doit pas nuire aux ordinateurs de la ville ou à ses systèmes AV.
• L’enregistrement ne doit pas compromettre de matériel ou des discussions confidentiels.

Interview des conseillers, des délégations, etc.
Il est interdit aux médias de tenir des entrevues dans les salles de réunion pendant que les réunions sont en cours ou dans les secteurs qui se trouvent immédiatement à l’extérieur des salles de réunion où des réunions sont en cours pour éviter les perturbations du déroulement des réunions.

Sessions à huis clos
Le public, y compris les médias, ne peuvent pas assister aux sessions du conseil municipal ou de ses comités tenues à huis clos en raison de la nature confidentielle des sujets discutés lors de ces sessions. Les médias doivent quitter les lieux avec tout leur équipement et leurs effets personnels de la salle des réunions, à temps, lorsque la réunion passe à une session à huis clos. Pour avoir de plus amples informations sur les sessions à huis clos, cliquez ici.

Accès au personnel de la ville, à ses installations et aux lieux de travail par les médias
On s’attend à ce que les médias observent les lignes de conduite ci-dessous lors des visites aux installations et aux lieux de travail de la ville de Cornwall :
• Aucun média ne peut entrer dans les installations ou les lieux de travail de la ville, endroits qui ne sont pas normalement accessibles au grand public, sans fournir une identification suffisante et une autorisation émanant du directeur approprié de la ville de Cornwall.
• Les séances de photo, de film ou d’entrevues tenues dans les installations ou les lieux de travail de la ville doivent être organisées d’avance en s’adressant au directeur approprié de la ville.
• Aucun média ne peut photographier ou filmer un employé dans un endroit non public de l’hôtel de ville ou de ses installations si, pour des motifs personnels ou autres, la personne ne désire pas faire l’objet d’une photo, vidéo ou d’un film. Cela s’applique également aux autres personnes qui peuvent être là, comme un client ou un fournisseur.
• Aucun média ne peut créer des perturbations ou autrement présenter un danger pour la sécurité aux installations ou aux emplacements de travail de la ville.
 
Information :
- Profils des membres du conseil
- Réunions du conseil
- Réunions à huis clos
- Web émissions du conseil
Commissions et comités du conseil  

 

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